从激增到成功：邮件服务提供

随着弗吉尼亚理工大学学年的开始，布莱克斯堡校区经历了大量邮件和包裹的涌入。这种激增在每个学期开始时尤为明显，最显着的涌入发生在秋季。

今年，前两周收到了22,998个包裹，满足了该大学10,000名校内居民的需求。这些包裹主要包括书籍、药品和笔记本电脑等重要物品。高容量将持续四个星期，然后收到的邮件和包裹数量稳定下来，并在学期的剩余时间内减少。

“我为我们的邮件服务团队感到非常自豪，因为他们致力于确保我们的学生及时有效地收到他们的邮件和包裹，”弗吉尼亚理工大学辅助服务高级总监Carrie Cox说。 “他们的辛勤工作和适应性对于管理大量交付至关重要，尤其是在学年忙碌的前几周。

为了管理邮件量的激增，邮件服务团队采用了一系列策略，包括人员调整和技术集成。员工人数显著增加，团队从夏季的不到 10 人扩大到高峰时段的 35 多人。这包括全职、兼职和学生工作人员的组合，他们都接受过全面的培训，以处理增加的工作量。

尽管大量交付带来了挑战，但邮件服务采用细致的方法确保高效处理和及时交付。每个包裹都经过扫描，以查找易腐物品、药品和电子产品等特殊物品。使用四点地址验证系统，任何信息不完整或不匹配的包裹都会被放入查找队列中进行进一步验证。此外，标签在抵达欧文斯大厅和研究生生活中心收发室时要经过双重检查。

团队面临着特定的挑战，例如包装标签不正确和空间限制。不正确的标签会将包裹转移到手动查找过程，这非常耗时。运输卡车必须在交付时扫描每个包裹，为工作流程增加另一层。有限的窗口可用性和包裹存储空间也限制了一次可以提供帮助的学生数量。工作人员保持耐心，坚持不懈地尽可能加快这一进程。

为了确保与学生的有效沟通，一旦包裹或邮件准备好取件，就会发送电子邮件通知，指定指定的取件地点，然后发送一系列提醒电子邮件。

“我在邮件服务部门工作了12年，我们每年都在学习和调整，以改善我们为学生提供服务的方式，”住宅邮件主管克里斯蒂娜·阿吉-柯林斯说。“我们已经了解到，是的，压力很大，但我们尽量保持冷静，并向我们的员工保证隧道尽头有光明。我们努力充分利用每一天，并提供最好的客户服务。

技术在管理邮件和包裹方面发挥着举足轻重的作用，尤其是在学年开始时。手持设备确认从运输卡车接收包裹，专用软件将包裹记录到系统中并记录何时取件。四个储物柜银行为学生提供了更大的灵活性，可以在正常收发室时间（包括周末）之外检索包裹。

在过去几年中，弗吉尼亚理工大学观察到包裹数量显着增加，这主要是因为在线购物越来越受欢迎。相比之下，传统邮件量有所下降。

为了获得顺畅高效的邮件和包裹递送体验，建议学生按照以下步骤操作：

• 确保您的包裹和邮件有您的全名、宿舍和房间号。
• 如果您预计会有重要交货，例如药物、易腐物品、冷藏物品或重要文件，请填写重要交货表，并提供承运人和跟踪号。此步骤可确保采取必要的措施，以确保准确和及时。