协作、授权和学习

一开始是为digital tTransformation提供解决方案，现在已经演变成一个让校园各部门学习和协作以实现流程改进的项目。

该项目由科学与信息技术学院(LSIT)流程创新团队领导，在2020-21财政年度，有12个系的33个活跃项目。随着远程工作加速了数字化转型的需要，团队也没有放慢脚步的迹象。

作为UCSB以任务为中心的IT战略的七个愿景之一，数字转型体现了将低效的过程重新转化为高效、有效的过程的步骤。

除了帮助各部门简化流程以实现更好的工作流程，该团队还赋予了各部门和员工权力，并开始产生连锁反应，影响范围超出了加州大学圣巴巴拉分校。

“UCSB的过程创新团队是我们校园的黄金珠宝之一，”研究生教职员顾问崔茜卡·泰勒说。他们会真正倾听并理解你的目标，将你与他人联系起来，实现成功的合作和实施，然后分享知识/流程，让所有校园成员都能受益。他们不会告诉你该做什么，而是帮助你决定什么最适合你的特殊需求。”

美国地球科学系的研究生项目协调员扬·里卡尔(Yann Ricard)说，这个团队“永远支持我”。

“他们显然有提供帮助的愿望，愿意倾听，并对寻找更好的方法、弥合技术知识和人为因素的强烈兴趣。”我们很幸运能拥有他们。”

虽然LSIT流程创新团队在整个校园都有成就记录，但它的成功植根于一个实践协作和共享知识的小团队。团队成员包括流程创新和持续管理项目经理Lisa Hall、业务系统分析师Eura Szuwalski和Dawn Gregory、Joseph Hyun和Joy Yi、数字营销和数据分析师interns。

霍尔发现了她对授权部门和改进流程的热情，当她进入采购部门并参与FlexCard项目的实施，该项目获得了2005年的UC最佳项目奖。

LSIT过程创新团队从一个致力于数字化签名和协议的草根组织发展而来。然而，一旦团队成员意识到这个项目的范围远不止一个解决方案，他们就会主动学习如何将这些知识更好地服务于其他部门以及校园的整体使命。

霍尔说:“通过结合校园专家非凡的才华和知识，改进的业务流程将不断发展。”

使用精益六西格玛方法，团队与部门请求者协商，以设定目标，可视化最终结果，并找出存在问题的低效的根本原因。霍尔和舒沃斯基拥有精益六西格玛绿化带;格雷戈里在2020年8月完成了她的工作。像武术一样，精益六西格玛的推进需要符合标准才能达到不同的水平;白带、黄带、绿带、黑带、黑带高手。

Hall说:“当客户向我们提出一个问题或问题时，我们会以面对面的发现会议开始，以确定问题，优先考虑他们的目标，并开始绘制过程。”“我们鼓励他们成为持续改进的一部分。”

流程创新团队的主要目标是通过共享知识的协作，授权各部门使用持续改进和项目管理技术(如精益六西格玛)来提高效率和减少浪费。

过程创新团队的成功最重要的方面之一是确保成员使用他们的技能、知识和背景来学习、成长和激励变革，作为个人和集体，作为一个团队。Szuwalski的背景是图书馆学，而格雷戈里获得了哲学学位。

“不同的背景让我们更强大，”Szuwalski说。“事实上，我们是IT部门的一员，这显示了我们团队的实力和各种技能。”

Szuwalski在GauchoSpace团队开始了她的职业生涯，她是一名学习管理服务支持技术人员，直接与学生和教师一起工作，并对他们进行培训，使他们拥有完成任务所需的一切。

“我们的整个模式一直是培训培训师。我们必须开始把每个过程都当成一个小项目来考虑。”

她说，作为持续改进和流程创新的一部分，团队在每个部门挑选一名冠军，通常是要求帮助的人。未来的目标包括解决更多校园范围的过程，包括会计、采购和报销系统，以及与学生事务部合作的学生过程。校园咨询社区的一个暂缓项目已经将不同学院的团体联系起来，形成了前所未有的联系。

“这是数字转型的重要组成部分，”Szuwalski说。“我们希望通过自动化并将他们与他们已经熟悉的系统连接起来，来改善学生的体验。COVID已经推动了很多重大的改变，我们可以无缝地实现这些数字转变，因为我们已经建立了联系并学习了精益六西格玛。

“这是这个项目成功的一个例子。”

格雷戈里加入加州大学圣巴巴拉分校，担任文学与科学学院合作实验室的经理，然后加入霍尔和Szuwalski的工艺创新团队。

自COVID-19大流行开始转向远程工作以来，Gregory一直与注册办公室合作，改进学生请愿程序。

该团队通过培训前的测试将来自各个行政部门的员工联系起来，使他们熟悉软件。LSIT流程创新团队成员还举办了公开论坛，并对部门进行了调查，以发现他们的首要任务。

格雷戈里说:“我们不能亲自做一些事情，但我们可以讨论Zoom，继续建立那些社区，把他们聚集在一起，看看最好的做法是什么。”“我们可以缩小差距，看到人们在校园里来找我们改进流程。我们开始看到人们联系的潜力。”

霍尔说，总的来说，这是为了积极地影响员工、教师和学生，并授权各部门从内部推动改进。

“小事很重要。如果它至少对一个人有效，那就完全值得。”“如果过程所有者对结果有信心，并且结果改进了他们的工作，那么我们就成功了。”通过知识、热情和善良，我们希望创造合作过程改进的成功，从而带来最佳实践。”

LSIT过程创新项目也与其他项目产生了共鸣。自从该团队在7月份的“变革与持续创新网络”(NCCI)年会上发表演讲以来，包括普林斯顿大学在内的两家学术机构已经要求他们发表演讲。

Szuwalski说:“我甚至很荣幸受邀出席，特别是对于一支只有一年半的球队来说。”

更多关于LSIT流程创新团队的信息，校园部门如何从其指导中获益，以及如何请求流程改进项目，请访问Process . LSIT .ucsb.edu。